Prawie każdy przedsiębiorca posiada pojazd i co jest z tym związane księguje zakup paliwa, gazu lub ropy. Często spotykanym pytaniem jest “czy na fakturze powinien znajdować się numer rejestracyjny pojazdu?”. Od 2013 roku obowiązek ten został zniesiony. Oznacza to, że numer rejestracyjny pojazdu nie musi znajdować się na fakturze, abyśmy mogli ją zaksięgować do kosztów firmy.

Ustawa o VAT określa obowiązkowe elementy, jakie powinna zawierać faktura VAT (art. 106e ust. 1). obowiązkowe elementy to:

• data wystawienia,
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje,
• imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła ona przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
• miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cena jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
• kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
• stawka podatku,
• suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwota należności ogółem.

Również, w przypadku zakupu na niższą wartość (do 450 zł) możemy otrzymać fakturę uproszczoną. Otrzymując na stacji benzynowej paragon z numerem NIP jest on najczęściej fakturą uproszczoną, którą księgujemy tak samo jak zwykłą fakturę.

Elementy faktury uproszczonej:

• data wystawienia,
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub świadczenia usług, o ile taka data różni się od daty wystawienia,
• kolejny numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• imię, nazwisko lub nazwę podatnika oraz jego adres,
• numery, za pomocą których sprzedawca oraz nabywca może być zidentyfikowany dla podatku od towarów i usług,
• nazwa towaru lub usługi,
• kwoty rabatów oraz wcześniej otrzymanych należności, jeśli są one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• stawki podatku VAT,
• kwota należności ogółem.