W ramach Wewnątrzwspólnotowej Dostawy Towarów (WDT) można skorzystać z preferencyjnej  stawki 0% VAT. Aby z niej skorzystać, należy spełnić przewidziane ustawą warunki, a mianowicie:

• dokonanie dostawy na rzecz nabywcy/ kontrahenta posiadającego właściwy i ważny numer NIP dla transakcji wewnątrzwspólnotowych VAT-UE,
• posiadamy przed upływem terminu do złożenia deklaracji VAT za dany okres rozliczeniowy, dowody potwierdzające wywóz sprzedanych towarów z terytorium kraju oraz dostarczenie do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej,
• podatnik jest zarejestrowany do VAT-UE składając deklarację VAT, w której wykazał dostawę towarów.

Podatnik VAT-UE

Podatnik nie może skorzystać ze stawki 0%, w przypadku gdy (zmiany w tym zakresie nastąpiły od stycznia 2020 roku):

• nie zostanie złożona w terminie deklaracje VAT-UE do 25-tego dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym powstał obowiązek wykazania WDT,
• deklaracja VAT-UE nie zawiera prawidłowych informacji dotyczących transakcji WDT zgodnie z wymogami określonymi w art. 100 ust. 8 ustawy o VAT (podatnik w razie uchybień złożyć pisemne wyjaśnienie w tym zakresie do naczelnika urzędu skarbowego).

W art. 100 ust. 8 ustawy o VAT wymienione zostały niezbędne elementy, które powinny być zawarte w deklaracji VAT-UE. Wymienione elementy to:

• nazwa lub imię i nazwisko oraz numer NIP podatnika składającego deklarację VAT-UE,
• właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych nadany przez państwo członkowskie właściwe dla podatnika podatku od wartości dodanej lub osoby prawnej niebędącej takim podatnikiem, nabywających towary lub usługi, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej,
• właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych nadany przez państwo członkowskie właściwe dla podatnika podatku od wartości dodanej lub osoby prawnej niebędącej takim podatnikiem, nabywających towary lub usługi, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej sprzedawcy,
• właściwe wartości transakcji WDT, WNT oraz świadczenia usług na rzecz podatników z UE z podziałem na poszczególnych kontrahentów.

Dokumenty wywozu

Posiadanie dowodu potwierdzającego, że towar został faktycznie wywieziony z terytorium Polski i dostarczony do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego, jest koniecznością, jeśli chce się skorzystać ze stawki 0% VAT. Dodatkowo dokumenty te muszą być otrzymane w odpowiednim terminie.

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT wspomnianymi dowodami są:

• dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju – w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),
• specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku.

Natomiast w Rozporządzeniu zostały wykazane dwie kategorie dowodów (dokumentów).

Pierwsza kategoria zawiera dokumenty, takie jak podpisany list przewozowy CMR, konosament, faktura za towarowy przewóz lotniczy lub faktura od przewoźnika towarów.

W drugiej kategorii możemy odnaleźć takie dokumenty:

• polisa ubezpieczeniowa w odniesieniu do wysyłki lub transportu towarów lub dokumenty bankowe potwierdzające zapłatę za wysyłkę lub transport towarów;
• dokumenty urzędowe wydane przez organ władzy publicznej, na przykład notariusza, potwierdzające przybycie towarów do państwa członkowskiego przeznaczenia;
• poświadczenie odbioru wystawione przez prowadzącego magazyn w państwie członkowskim przeznaczenia, potwierdzające składowanie towarów w tym państwie członkowskim.

Transportu dokonuje sprzedawca lub podmiot działający na jego rzecz.

Sprzedawca jest w tym zakresie zobowiązany do wskazania, że towary zostały wysłane lub przetransportowane przez niego lub przez podmiot działającą na jego rzecz, oraz posiadać:

• co najmniej dwa niebędących ze sobą w sprzeczności dowodów z grupy pierwszej, które zostały wydane przez dwie różne strony i są niezależne od siebie nawzajem, od sprzedawcy i od nabywcy,
• jakichkolwiek pojedynczych dowodów z grupy pierwszej, wraz z jakimikolwiek pojedynczymi niebędącymi ze sobą w sprzeczności dowodami z grupy drugiej, potwierdzających wysyłkę lub transport, które zostały wydane przez dwie różne strony, które są niezależne od siebie nawzajem, od sprzedawcy i od nabywcy.

Dokumentowanie odbioru towaru osobiście samochodem

Katalog dokumentów potwierdzających wywóz towarów został zapisany w art. 42 ustawy o VAT, nie jest to katalog zamknięty.

Wykaz dokumentów, jakie powinien posiadać przedsiębiorca, jeżeli towar będzie odbierał nabywca własnym samochodem:

1. Specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku.
2. Dokument zawierający co najmniej:

   2.1. Imię i nazwisko lub nazwę, adresy siedziby działalności gospodarczej lub miejsca zamieszkania podatnika oraz nabywcy.

   2.2. Adres, pod który przewożone są towary jeżeli jest inny niż adres siedziby działalności gospodarczej lub miejsca zamieszkania nabywcy.

   2.3. Określenie towarów i ich ilości.

   2.4. Potwierdzenie przyjęcia towaru przez nabywcę do miejsca, o którym była mowa powyżej.

   2.5. Rodzaj oraz numer rejestracyjny środka transportu, którym są wywożone towary. Jeżeli transport odbywałby się środkami transportu lotniczego – numer lotu.

3. Inne dokumenty potwierdzające, że nastąpiła wewnątrzwspólnotowa dostawa:

   3.1. Korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie.

   3.2. Dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu.

   3.3. Dokument potwierdzający zapłatę za towar.

   3.4. Dowód potwierdzający przyjęcie towaru przez nabywcę na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Wywóz przez spedytora lub nabywcę

• jeśli przewód towarów zlecany jest przewoźnikowi, z dokumentów przewozowych dostarczonych od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, powinno jednoznacznie wynikać, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego, innego niż terytorium kraju;
• kopia faktury;
• specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku.

Tego rodzaju dokumentem jest list przewozowy. List przewozowy powinien zawierać następujące informacje:

• nazwę i adres nadawcy oraz jego podpis;
• określenie placówki przewoźnika zawierającej umowę;
• miejsce przeznaczenia przesyłki oraz nazwę i adres odbiorcy;
• określenie towaru (jego masa, liczba sztuk przesyłki, sposób opakowania i oznaczenia);
• inne informacje wymagane lub dopuszczone zgodnie z przepisami, w zależności od rodzaju zawartej umowy lub sposobu rozliczenia należności.

Własny środek transportu

W przypadku, gdy wywozu towaru w ramach WDT bezpośrednio dokonuje podatnik bądź nabywca tych towarów, używając przy tym własnego środka transportu. Dodatkowo, podatnik powinien posiadać również dokument, który zawiera, co najmniej:

• kopię faktury,
• specyfikację poszczególnych sztuk ładunku,
• dokument, który zawiera, co najmniej:
  • imię i nazwisko lub nazwę oraz adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika dokonującego wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz nabywcy tych towarów;
  • adres, pod który przewożone są towary – jeśli adres jest inny niż adres siedziby lub miejsca zamieszkania nabywcy;
  • określenie towarów i ich ilości;
  • potwierdzenie przyjęcia towarów przez nabywcę w miejscu, znajdującym się na terytorium innego państwa członkowskiego;
  • rodzaj oraz numer rejestracyjny środka transportu, którym towary są wywożone, bądź numer lotu, jeśli towary przewożone są środkami transportu lotniczego.

Nowe środki transportu

Nieco inne dokumenty należy posiadać, jeśli przedmiotem Wewnątrzwspólnotowej Dostawy Towarów są nowe środki transportu. Wówczas potrzebna jest:

• kopia faktury;
• specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku;
• dokument wywozu (druk VAT-22), a w szczególności zawarte na nimi:
  • dane dotyczące podatnika i nabywcy,
  • dane, które pozwalają jednoznacznie zidentyfikować przedmiot dostawy jako nowy środek transportu,
  • data dostawy,
• podpisy podatnika i nabywcy;
• oświadczenie nabywcy o wywozie nowego środka transportu poza terytorium kraju w terminie 14 dni od dnia dostawy;
• pouczenie nabywcy o skutkach niewywiązania się z obowiązku, o którym mowa w punkcie powyżej.

Dodatkowe dowody

W sytuacji, gdy opisane wyżej dokumenty nie stanowią jednoznacznego potwierdzenia dokonania dostawy do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego, innego niż terytorium kraju wywozu towaru, dowód potwierdzający WDT może stanowić również:

• korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;
• dokumenty ubezpieczeniowe lub poświadczające koszty frachtu;
• dokument, który potwierdza zapłatę za towar. Wyjątkiem jest nieodpłatny charakter dostawy bądź realizacja zobowiązanie innej formie. Wówczas konieczny jest dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;
• potwierdzenie przyjęcia przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego, innego niż terytorium kraju.

Wymieniona wyżej lista  dokumentów, może być wydłużona o inne dokumenty, które stwierdzają Wewnątrzwspólnotową Dostawę Towarów.